Pyramiden Basdata

Den här byggstenen handlar om den konkreta anläggningsdokumentationen samt de metoder och arbetssätt som syftar till att upprätthålla denna, på såväl nya som gamla anläggningar.  Tyvärr negligeras denna byggsten ofta och man tror inte den har så stor vikt som den egentligen har. 

 

Ofta ses dokumentation som en självklarhet eller något av lägre vikt – den bara är eller finns där. När så inte är fallet märks skillnaden snabbt. Brist på dokumentation eller fel i dokumentationen kostar tid, arbete och i slutänden pengar. En tänkare har sagt: ”Bra dokumentation gör halva jobbet, dålig dokumentation gör en galen”. Ett sätt att slippa galenskapen är att ta grepp över statusen på dokumentationen.


Att ta vägen över digitalisering kan vara en bra väg. På företaget finns ofta en blandning av äldre analog dokumentation och nyare digital. Att se till att all dokumentation är digital underlättar framtida underhåll samt ger en chans att få överblick över dokumentationen. Ett första steg är att inventera dokumentationen med avseende på omfattning och kvalitet. Nästa steg är att kritikalitetsbedöma dokumentationen och därefter i kritikalitetsordning påbörja genomgång av dokumentationen. Vissa delar skall uppdateras, vissa duger och digitaliseras in i system direkt.


Ett eget kapitel är anläggningsdata i underhållssystemet. Denna måste utvärderas, då kvalitén mellan de inlagda anläggningsdelarna inte sällan varierar. De områden som skall granskas och eventuellt uppdateras är anläggningsdata, reservdeldata och FU-underlag. Arbetsorderdata är ett speciellt kapitel. Här måste omfattning och kvalitet utvärderas, denna data går ju inte att uppdatera i efterhand. Det vi kan göra är att förbättra arbetsorderprocessen, dvs kvalitet på det som medarbetarna registrerar.


När företag investerar i nya anläggningar så är det inte ovanligt att underhållet hamnar duktigt på efterkälken. Vad beror detta på då? Jo, man förbiser att i projektet ta höjd för underhållsberedningen. I ett investeringsprojekt så måste de delar i projektet som har bäring på anläggningens framtida underhåll vara i fas med projektet i övrigt. Lämpligt är att ha en färdig standard för underhåll och beredning av underhållsdata i samband med investeringar. Hela anläggningsdokumentationen måste vara i ordning till den dag då utrustningen tas i drift. Detta arbete måste följa en vedertagen process.


Arbetet med underhållsdokumentation i projekt bedrivs i steg:


1. Plan – Arbetet med anläggningsdata startas med att en tids- och arbetsplan som är synkroniserad med projektplanen upprättas.

2. Standard – En standard för leverans av anläggningsdata tas fram. Den skall vara anpassad till de digitala stöd som företaget har.

3. Kontroll och kvalitetsvalidering – Under projektet kommer underhållsdata skickas från leverantörer till kunden. All data skall kontrolleras för att säkerställa att den är komplett och därefter skall indata valideras för att säkra att den håller rätt kvalitet.

4. Komplettering av data – Eventuellt skall data tas fram och beredas för registrering.

5. Registrering och inläsning av indata.

6. Kontroll – Data som nu ligger i underhålls/ dokumentationssystem kontrolleras.

 

En av de mer krävande uppgifterna är ta fram underlag för FU. Leverantörerna gör ofta FU-planer och FU-instruktioner. De senare brukar det inte vara några större bekymmer med men FU-planerna och omfattningen av dessa måste ofta revideras. Här får man starta med att ta fram strategi och principer för hur FU skall skötas. Bra är att tidigt i projektet specificera den underhållsstrategi som kommer att tillämpas, detta tydliggör att underhållsplanen är en integrerad del av utrustningsleveransen.

 

Leverantören kan till exempel ha lagt upp FU utifrån principen förutbestämda utbyten av komponenter och vi kanske önskar ett så långt som möjligt tillståndsbaserat underhåll baserat på driftstid. Vi kommer i detta fall få analysera utrustningens behov och de möjligheter att applicera våra principer som finns. Detta kan vi exempelvis göra genom att genomföra en FMEA på maskinen. Utifrån denna så skapas en ny FU plan och eventuella nya eller kompletterade FU instruktioner läggs in i underhållssystemet.

 

Ett annat rätt krävande arbete är att få till reservdelsdata och reservdelsupplägg. Även här förser leverantören oss med material, reservdelslistor och rekommendationer. Material och reservdelslistor måste kontrolleras och registreras. Rekommendationerna måste utvärderas och en förteckning göras över vad som behöver beställas från leverantören.


Att förvalta och hantera data kring anläggningen är en mycket viktig del för att kunna säkerställa snabba och säkra åtgärder i anläggningen samt för att kunna utveckla denna mot de satta målen.



Per Möller