Underhållspyramiden: Struktur och systematik I
Byggsten struktur och systematik (del I)
Byggdelarna process, systematik och struktur hänger ihop med varandra ganska intimt. Detta kan orsaka en del förvirring, vad är vad?
Denna artikel kommer att handla om struktur och vad det konkret är. Byggstenen struktur ingår i många av de andra byggstenarna i pyramiden, exempelvis i arbetssätt och planering/beredning
Låt mig göra en liknelse med en vardaglig situation som du känner till. Du skall laga mat i ditt kök, en bättre middag till dig själv och dina gäster. Middagsprocessen börjar med att du tar ett beslut och ringer för att bjuda in dina gäster. Sedan inställer sig frågan vad skall du skall bjuda på? Är du en systematisk middagskock så baserar du ditt val på information, du kanske har en middagslogg i din lilla svarta bok – det blir ju inte bra att bjuda vegetarianerna på Coeur de Filet. Med hjälp av din information gör du ditt val. Nästa steg i din arbetsprocess blir att hitta recept. Detta kan du göra på olika sätt. Receptinformationen kan finnas i kokböcker, i ditt receptkartotek eller så söker du information på internet. Efter det kommer själva tillverkningsprocessen, den beskrivs i allmänhet ingående i receptet.
För att din anrättning skall bli riktigt lyckad kommer du att behöva använda din matlagningskompetens för att få till det hela. Arbetar du professionellt med matlagning så krävs det att du följer lagstiftning och livsmedelsverkets regler för tillsyn, livsmedelshantering m.m. Hemma är du också skyldig att följa delar av livsmedelslagstiftningen om du bakar bullar och säljer. Skall du bjuda vänner på middag så gäller ”högstandard” – i alla fall om ni skall fortsätta att vara vänner. Efter en tur till butiken är det dags att sätta igång. För att inte glömma några ingredienser så har du gjort en analog eller digital inköpslista, du kanske till och med använder en tredjepartslösning för inköp och logistik.
För att ditt arbete skall gå enkelt och flyta på måste du ha en struktur i det du gör. Exempelvis kommer det att gå enklare att hitta kokboksrecept om du har ordning på dina kokböcker, de kan till exempel vara sorterade i kategorier eller i bokstavsordning. Är du digital kanske du har ditt receptbibliotek i en bokmärkt mapp i datorn. Arbetet i köket kommer att gå smidigare om du har en strukturerad ordning på dina grejer. Byttor på en plats, knivar i knivställ, vispar och slevar var för sig in en låda etc. Sådant du använder med hög frekvens finns nära – i en ”strike zone” – och sådant med lägre nyttjandefrekvens ligger längre bort.
Vad har nu detta med underhåll att göra?
Jo om du istället för att tänka dig en middagsbjudning tänker ett underhållsjobb så blir det uppenbart. Skillnaden är att underhållsjobbet kan vara mer komplext och ha fler inblandade. Ett större underhållstopp kan vara rena Nobelmiddagen.
Underhållsarbetet börjar oftast med en övergripande planering – med planeringsmöten. I en välstrukturerad verksamhet så är alla möten standardiserade med ansvarig, agenda, tider, specificerade indata samt förväntad utleverans (resultat) från mötet.
Efter den övergripande planeringen vidtar själva beredningen av jobbet. Om vi har en utarbetad struktur i vårt arbetssätt kan vi förenkla och därmed bli mer effektiva. Strukturen kan bestå av mallar, beskrivningar och standards för olika delar av arbetet. Ordningsföljden i arbetet beskriver vi i ett processchema (byggsten underhållsprocesser). En av fördelarna med underhållsverksamhet är att den till stor del är repetitiv och därmed kan struktureras på ett genomtänkt sätt.
Strukturen bär upp och förenklar verksamheten. Den är både spelplanen och regelboken. Spelplanen skall innehålla sådant som avgränsningar, exempelvis ansvarsgränser. Det är ju bra att veta var underhållets ”leveransgräns” börjar och slutar och vem som ansvarar för vilken anläggning i företaget. Regelboken kan innehålla anvisningar om när och hur vi arbetar, något som kan vara ett bra stöd i Corona-tider. Ett viktigt område som skall regelstyras är säkerhet. Här har vi lagar och regler att följa och vi måste ta fram vår egen struktur för att detta skall funka. Mycket finns redan gjort så ”copy and paste” fungerar i många fall. Du behöver inte uppfinna ”bryt och lås”, det finns olika modeller och exempel. Vanliga områden är informationshantering av produktions- och underhållsdata. För att lägga upp strukturen så är en kritikalitetsmodell och analys viktig. En vanlig fråga gäller vilken information som är viktig och måste finnas med, och vilken är mindre viktig? En annan fråga som ofta måste styras upp är prioritering av arbetsorder. Vilka prioritetsklasser skall finnas och hur skall de användas? Hur skall våra arbetsorder klassas – felklasser, åtgärdsklasser etc.?
Allt detta kan med fördel samlas i underhållshandboken som på kvalitetssidan har sin motsvarighet i företagets kvalitetsmanual.
Att göra detta arbete tar ju sin tid men när det är gjort så förenklar det mycket. Nedlagd tid betalar sig snabbt i form av ökad effektivitet, enklare inskolning och högre säkerhet.
Om du vill veta mer slå gärna en signal eller skicka ett mail.
Nu tar jag på mig kockmössan och gör helg!
Hälsningar – Per Möller
