Har du tänkt på att underhåll är en kunskapsindustri? Visst behöver vi armar och ben men utan kunskap och kompetens så blir det inget vettigt underhåll. När vi talar om kunskaper så likställer vi gärna det med kompetens vilket givetvis inte är fel.

Men i den totala underhållsprocessen och verksamheten finns det även annan kunskap som vi måste använda oss av. För att kunna leda och utveckla underhållet på ett korrekt sätt så behövs kunskap baserade på fakta, det är fakta som vi skapar ur t.ex. anläggningsdata, historiska data och olika aktiviteter i verksamheten. Lednings- och utvecklingskedjan kan i korthet beskrivas på detta sätt: data -> fakta -> kunskap. Hur skapar vi då en lednings- och utvecklingsstruktur kring detta? Svaret är nyckeltal. En uppsättning av nyckeltal som skapar påverkan på strategisk, taktisk och operativ nivå är ett mycket bra verktyg för kunskapsbaserad ledning och utveckling. Det finns idag en relativt ny standard för nyckeltal SS-EN 153 41 – 2019, denna innehåller en hel del matnyttigt bland annat 183 olika nyckeltal för underhåll. En del användbara, en del fantasifulla och en del som är helt malplacerade och rent feltänkta.

Om du skall arbeta med nyckeltal börja med att fundera över vad du vill påverka och utveckla. Utifrån de svar du får, kan du bestämma vem du vill påverka med nyckeltal för att detta skall resultera i att ”rätt saker händer”. Nyckeltal använder vi inte för att informera, det är inte som att nåla upp lunchmenyn på anslagstavlan, det är information. Vi vill påverka, och för det krävs kommunikation, och kommunikationen kräver aktivitet.

Vill vi nu att antalet störningar som sker i en produktionsanläggning skall redovisas i ett nyckeltal så är kanske syftet att påverka operatörer och underhållspersonal att fokusera på att minska störningsnivåerna. På liknande sätt kan vi välja nyckeltal och ”målgrupp” på alla nivåer i företaget.

Det finns dock ett antal utmaningar i samband med detta:

Den första och största utmaningen är indata till nyckeltalen. Dessa får vi från olika nivåer igenom de styrsystem som finns i produktionen samt från underhållsprocessens olika delar. Vissa indata måste vi fånga upp på HR- och ekonomifunktionerna. Tyvärr är det alltför sällan man klarar av att ”tappa” information från produktionssystem så att det går att få tillgång till pålitliga TAK-värden eller avbrottsstatistik.

När det gäller underhållsprocesserna så är det ofta problem med att få grepp om arbetsorderprocessen. Ofta sker arbeten utanför arbetsordersystemet, arbetsorder avrapporteras utan tillräcklig kvalitet, arbetsordersystemet är inte riktigt uppsatt m.m. Ekonomidata kan vara enklare att ”fånga” men är emellanåt redovisade med annan struktur än den anläggningen har. Det viktigaste värdet kring ekonomi saknas ofta, nämligen förlustkostnaderna. De redovisas så gott som aldrig på ett samlat sätt och därmed blir det svårt att mäta ”uppsidan” av underhållsverksamheten.

Behandling av våra indata är nästa steg. Vi vill ju ha ut information som är begriplig.

Här är vi oftast beroende av systemstöd i någon form, enklast är om vi kan ta ut information direkt ur underhållssystemet. Jag minns att när jag började intressera mig för underhålls-system en bit in på 1980-talet så var detta ett problem. Utvecklingen i denna fråga verkar inte ha följt takten i resten av IT-utvecklingen, jag hör kunder vittna om att detta fortfarande är ett problem! Vanligt är att man har skaffat BI lösningar (Business Intelligence) som Qlicview eller annat som ger begriplig utdatainformation. 

Presentation är viktigt när vi väl har fått fram information så gäller det att se till att den blir till kommunikation – det vill säga att det verkligen sker någonting när de som är berörda får kunskap. Detta kräver att vår information bärs fram i ett ledningsperspektiv. Det måste inte vara en ledare som presenterar nyckeltal det kan mycket väl vara en operatör men vi vill att rätt saker sker utifrån den kunskap som skapats. Då fungerar nyckeltalen. När du har läst detta så ta dig en funderare på de nyckeltal ni använder. Nyckeltal för vem? Är de tydliga och pålitliga? Krävs handpåläggning för att få fram dem? Skapar de reaktioner, är de rent av katalysatorer som får saker att hända?

Per Möller