underhållsprocesser

Skälen till att vilja införa processorienterat arbetssätt är oftast tre. Det första skälet är kultur. Då pratar vi om kundorientering, helhetstänkande, motivation och engagemang. Det andra skälet är kvalitet. Här är drivkraften främst ordning och reda, att minska variation och att förebygga fel. Det tredje skälet är att vi vill öka effektiviteten. Syftet är då främst utveckling och förändring, att ständigt förbättra och att effektivisera styrningen. När vi pratar om underhållsprocesser är det främst de två senare som vi fokuserar på.

Skälen till att ha utarbetade processer i den operativa underhållsverksamheten är flera:

– Vi önskar ett tydligt fokus över vem som processen betjänar, vart start- och stoppunkterna i förprocessen finns, ansvaren i processen och de skärningspunkter som finns med andra processer.

– Vidare vill vi tydligt visa vad som händer i processen, när och hur sker de olika aktiviteterna. Vi skapar referenser i processerna till instruktioner, systemåtgärder och andra processer. De processer som tas fram skall vara så effektiva som möjligt, vi strävar mot att uppnå ”best practice”. Dessutom vill vi arbeta med förbättringar med processen som utgångspunkt. Vi vill öka standardiseringen och minska variation i våra arbetsflöden, och därmed förbättra kvalitén och effektiviteten. Vi vill kunna mäta resultatet av processerna och därmed ge underlag till att trimma och effektivisera dessa.

Processerna utarbetas tillsammans i organisationen. Första steget är att gemensamt definiera behoven. Därefter börjar en gemensam processkartläggning. Denna kan bygga på de standardprocesser för underhåll som exempelvis Idhammar har; för akut avhjälpande underhåll, uppskjutet avhjälpande underhåll, löpande resursplanering etc.

I arbetet bildas arbetsgrupper som i korta workshops tar fram processer eller anpassar standardprocesser. När processerna är färdiga görs gemensamma genomgångar tillsammans med de intressenter som finns. Detta för att visa hur det skall fungera. I denna fas sker eventuella justeringar innan processen släpps.

I samband med processframtagandet utses processansvariga som ansvarar för att processen implementeras rätt och att den så småningom förbättras.

Många företag tar fram processer för att öka effektiviteten i underhållet. Det är också vanligt att processer tas fram då företag investerar i systemstöd för underhållsverksamheten.